Oggi per le aziende è essenziale curare la propria visual identity, per garantire benefici tangibili al brand e creare un legame forte con i propri clienti. Inoltre, è fondamentale rendere l’attività più efficiente, accertandosi che tutti i processi aziendali funzionino in modo ottimale per costruire un business più produttivo e performante.
Uno strumento utile ed efficace per farlo è la segreteria virtuale, un servizio che assicura numerosi benefici agli imprenditori, agli studi e ai liberi professionisti che vogliono migliorare l’immagine aziendale e aumentare l’efficienza della propria attività. Ecco quali sono i vantaggi per aziende e professionisti delle moderne segreterie virtuali.
Che cos’è esattamente una segreteria virtuale
Una segreteria virtuale è un servizio affidato ad operatori e operatrici freelance, professionisti che lavorano da remoto e si occupano di gestire le chiamate esterne in base alle indicazioni fornite. La funzione principale è quella di rispondere alle chiamate per conto di aziende e professionisti, ma in base al servizio è possibile usufruire di altre funzionalità utili per la propria attività.
Il servizio di segretaria virtuale MySegretaria di MyCentralino.com, ad esempio, è una soluzione completa per imprenditori, professionisti, PMI, studi medici e amministratori di condominio. MySegretaria non solo risponde e richiama le persone in modo efficiente e professionale, ma può anche fissare appuntamenti con i clienti usando un apposito calendario condiviso, inoltrare le chiamate secondo le proprie istruzioni e inviare email con le informazioni richieste sulle chiamate.
Questa soluzione è indicata soprattutto per le aziende e i professionisti che non hanno una figura dedicata, ossia una segretaria che si occupa della gestione delle chiamate e degli appuntamenti. Una segreteria virtuale aiuta a gestire i primi contatti telefonici, smistando le chiamate in base alle regole definite durante l’affidamento dell’incarico. L’elenco delle telefonate gestite è sempre disponibile all’interno di un apposito pannello di gestione per la massima trasparenza e affidabilità.
Si tratta di un servizio adatto anche alle realtà con poco traffico in ricezione, per le quali sarebbe troppo costoso assumere direttamente una persona preposta solo a questa attività. Inoltre è possibile delegare la gestione dell’agenda, usufruendo di un supporto completo da parte della segreteria online. In alcuni casi viene anche fornita un’app mobile, da cui amministrare le chiamate in automatico e creare anche delle blacklist di contatti indesiderati.
Perché usare una segreteria virtuale per la propria attività?
Un servizio di segreteria virtuale offre diversi vantaggi ad aziende, professionisti e studi. Innanzitutto si ottiene una gestione più efficiente delle chiamate dei clienti, per evitare di perdere qualsiasi telefonata e non rischiare di non rispondere a una telefonata importante per mancanza di tempo. In questo modo è possibile migliorare l’immagine aziendale, offrendo ai clienti un servizio professionale che risponde subito ad ogni contatto con la propria attività.
Un altro motivo per utilizzare una segreteria virtuale è la possibilità di aumentare la produttività, ottimizzando il proprio tempo per concentrarsi sulle attività più importanti per la crescita del business. Allo stesso tempo è possibile contenere i costi di segreteria, infatti questo tipo di servizio è più economico rispetto alla contrattazione diretta di una figura professionale dedicata per la gestione delle chiamate e dell’agenda della propria azienda.
Una segreteria online permette di filtrare le chiamate in ingresso, per evitare di perdere tempo con telefonate poco utili per il business e concentrare le risorse nelle interazioni più promettenti e proficue per la propria attività. In più si possono gestire anche le chiamate ricevute fuori orario tramite la segreteria telefonica, per ampliare la propria reperibilità senza essere costretti a rispondere continuamente al telefono.
I servizi professionali di segreteria online offrono anche il contatto diretto con il team di segretarie, in questo modo è possibile spiegare nel dettaglio le proprie necessità allo staff affinché le interazioni con i clienti siano sempre gestite correttamente. La segreteria virtuale può anche essere sperimentata senza impegno, infatti spesso viene offerto un periodo di prova gratuito che consente di testare il servizio per decidere in modo consapevole se si tratta della soluzione adatta alle proprie esigenze.