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Documentazione cartacea: l’iter dello smaltimento corretto

La carta rappresenta una delle risorse più preziose di cui disponiamo, un materiale importante da usare con attenzione e smaltire in modo adeguato. Nonostante viviamo in un’epoca digitale, in cui la maggior parte dei processi aziendali sono completamente dematerializzati e gestiti in modo telematico, al giorno d’oggi la documentazione cartacea è ancora una presenza fissa all’interno delle imprese.

Per questo è indispensabile seguire un apposito iter per lo smaltimento e il riciclo della carta, occupandosi anche della distruzione di documenti sensibili qualora necessario per tutelare le informazioni più riservate. Ovviamente è essenziale la corretta amministrazione di queste attività, al fine di ridurre l’impatto ecologico dell’impresa, migliorare la sostenibilità aziendale e garantire la protezione del segreto industriale.

Come raccogliere la carta in azienda

Il primo passo per uno smaltimento impeccabile della carta in azienda consiste nel separare questo rifiuto, evitando che venga contaminato con altri scarti legati all’attività aziendale. Una soluzione efficace è installare nei locali dell’impresa dei contenitori per la raccolta differenziata, in questo modo sarà piuttosto semplice per i dipendenti gettare in modo adeguato la carta, la plastica, i residui di alimenti e i bicchieri monouso delle macchinette.

Particolare attenzione richiedono invece i rifiuti speciali, tra i quali ci sono toner, cartucce, dispositivi elettrici ed elettronici. La separazione di tutti i materiali di scarto agevola i processi di recupero e riciclo, rendendo l’intera attività più semplice e veloce da gestire, evita la contaminazione dei vari rifiuti e consente di risparmiare sui costi legati allo smaltimento.

Nel dettaglio è possibile riciclare vari tipi di carta e cartone utilizzati in azienda, tra cui fogli di carta tradizionali adoperati per la stampa, archivi, brochure, giornali, scatole di cartone, documenti aziendali e persino confezioni di prodotti impiegati per la pulizia degli ambienti dell’impresa. Questi materiali vanno trattati in maniera consona, rispettando le indicazioni dell’azienda che si occupa del ritiro per eseguire uno stoccaggio idoneo.

Come smaltire la carta all’interno dell’azienda

Lo smaltimento di carta e cartone all’interno dell’impresa richiede un iter burocratico preciso, infatti è necessario documentare la gestione dei rifiuti aziendali per rispettare le normative di legge. Per questo motivo è indispensabile rivolgersi soltanto ad imprese specializzate, aziende in grado di fornire un servizio serio e affidabile come GV Macero, attiva dal 1957 nel settore, con attività dedicate per lo smaltimento di documenti riservati, carta e plastica.

Oltre all’allineamento con il quadro normativo è fondamentale che la società che si occupa del riciclo garantisca la massima tracciabilità di ogni processo, affinché sia possibile registrare tutti i passaggi per accertarsi che i rifiuti vengano smaltiti in modo efficace e corretto. Un aspetto importante è il trattamento della carta all’interno di centri di riciclo autorizzati, nei quali ogni materiale di scarto viene suddiviso in base alla tipologia e lavorato in maniera specifica.

Ad esempio, la carta che presenta tracce di inchiostro deve passare per una serie di procedimenti, in questo modo è possibile eliminare ogni residuo di tinta per sbiancare il materiale e prepararlo alla trasformazione in cellulosa. Soltanto a questo punto la carta può essere riciclata definitivamente, essendo pronta a ridiventare un prodotto per la creazione di carta e cartone da impiegare in aziende o per usi domestici.

Come funziona lo smaltimento di documenti sensibili

Nelle imprese un aspetto delicato in merito al riciclo della carta riguarda lo smaltimento dei documenti sensibili, un’operazione che richiede il rispetto delle normative di legge in merito alla privacy dei cittadini secondo il regolamento europeo GDPR. Questi rifiuti cartacei devono essere gestiti in modo speciale, osservando un processo di conservazione e distruzione preciso per garantire la riservatezza delle informazioni presenti.

Per questo motivo è necessario individuare un’azienda che si occupa della distruzione di documenti aziendali, offrendo servizi professionali per lo smaltimento dei documenti contabili e la distruzione degli archivi cartacei, tra cui ad esempio anagrafiche dei clienti, informazioni riservate e contratti con i fornitori. Nel dettaglio bisogna seguire delle procedure adeguate, evitando la perdita o la sottrazione di questi documenti anche se legati ad eventi di natura accidentale.

Lo smaltimento dei documenti sensibili avviene attraverso sistemi di triturazione dei rifiuti cartacei, un processo che elimina qualsiasi rischio per i titolari dei dati presenti all’interno. Il materiale di scarto viene poi pressato con appositi macchinari industriali, quindi vengono realizzate delle grandi balle le quali sono portate al macero per iniziare il procedimento per il riciclo. L’operazione prevede la cottura del materiale per estrarne la cellulosa e separare le altre sostanze come l’inchiostro, perciò è un sistema assolutamente sicuro per il trattamento della documentazione aziendale.

Come gestire i documenti aziendali riservati

Per essere in linea con le nuove direttive comunitarie del GDPR, evitando le pesanti sanzioni amministrative, civili e penali previste per i trasgressori, è fondamentale pianificare in azienda una corretta gestione dei documenti sensibili. Innanzitutto devono essere conservati in maniera adeguata, mantenendoli separati da altri documenti e prevedendo dei sistemi di sicurezza per il loro deposito. Inoltre è necessario stabilire e monitorare l’accesso al materiale riservato, per assicurare una perfetta tracciabilità in caso di alterazioni, perdite o altri eventi simili.

La conservazione della documentazione cartacea sensibile deve essere organizzata in azienda, oppure in mancanza di spazio in appositi magazzini, altrimenti è comunque possibile contattare le persone interessate per restituire il materiale. Ovviamente laddove possibile è importante digitalizzare i documenti, un processo che semplifica la conservazione e la rende più economica, provvedendo alla distruzione e allo smaltimento degli originali cartacei affidandosi solo ed esclusivamente ad aziende specializzate.

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